Oleh: Supriyanto Liwa | 20 Oktober 2016

Persiapan Studi di University of Tsukuba, Japan

Yang terlintas di kepala saya tentang Jepang dulu gak seperti sekarang, karena saya tidak banyak tau tentang Jepang. Sering berkeliling kota2 di Indonesia, membuat saya lebih banyak punya pengalaman dan inspirasi dari bangsa sendiri (Indonesia). Lalu sejak 2012 saat mulai bertugas di Departemen Teknik Mesin dan Biosistem (TMB) IPB, saya banyak berkomunikasi dengan dosen yang notabene alumni Jepang. Banyak hal positif yang mereka ceritakan tentang bagaimana suasana riset di Jepang. Ya, walaupun dalam hati, sepertinya akan sama saja dimanapun berada komunitas riset yang akan ada.

img_2133

Nah, tibalah suatu saat Prof Kudang Boro Seminar mendapatkan kesempatan untuk diinvite beserta junior researcher. Dr. Mohamad Solahudin yang alumni dari IPB 100% pun memotivasi dan mempromosikan untuk ikut sebagai peserta. Karena beliau punya pengalaman tinggal di Jepang dalam rangka riset, maupun beberapa kali stay disana. Tentu saya sering juga mendapatkan pengalaman-pengalaman menarik kuliah di Jepang, Riset di Jepang, Bagaimana teraturnya warga Jepang. Ya, dasar sayanya mbandel saya belum akan percaya sebelum saya lihat sendiri.

img_1791

Tralala… akhirnya Allah memberangkatkan saya bersama Prof Kudang ke Tsukuba tahun 2015. Tentu dengan bimbingan dan motivasi dari guru saya yang saya juga sangat hormati Dr. Mohamad Solahudin. Bukan hanya guru, beliau (Pak Solah:sapaan akrab) sudah saya anggap sebagai bapak, karena sejak ayah saya meninggal beliaulah yang banyak memotivasi saya dan berperan sebagai bapak dalam hidup saya. Ag ESD Symposium, yah itulah jendela saya untuk melihat Jepang.

Berangkat dari Soekarno Hatta naik Japan Airelines dengan Direct Flight 8 jam perjalanan (sebenarnya 6 jam, cuman karena ada perbedaan waktu dua jam antara jepang dan Jakarta). Kondisi cuaca sore itu baik, dan kami terbang dengan smooth sampai di Narita International Airport. Perjalanan bersama guru besar di IPB, juga sudah saya anggap sebagai Bapak, juga sebagai ulama memberikan pengalaman tersendiri bagi saya. Rasa percaya diri saya terpompa saat harus presentasi dengan bahasa Inggris di Forum Internasional. Nervouse, ya jelas iya… walaupun dari muka dan ekspresi terkesan meyakinkan. He he he…

Perjalanan yang saya lakukan pun, membuahkan pengalaman betapa banyak yang bisa kita pelajari dari sikap, budaya dan cara bergaul bangsa Jepang terutama para peneliti (dosen/sensei) di perguruan tinggi. Mereka sangat fokus dalam mendalami bidang ilmu tertentu. Sampai-sampai kadang mereka habiskan seumur hidup mereka untuk menekuni sebuah ilmu. Tibalah pada pembicaraan tidak formal saya dengan Prof Kudang (intinya menawarkan saya untuk kuliah disini dibawah bimbingan Dr. Ryozo Noguchi). Singkat cerita, Prof Kudang memperkenalkan saya dan langsung to the point menawarkan kepada sensei untuk bisa masuk ke Universitasnya sebagai mahasiswa Doktor. Benar-benar langsung di promosikan. Nah inilah prinsip yang saya juga peroleh dari Prof, bahwa ketika kita mempromosikan seseorang, maka jangan tanggung-tanggung berilah nilai yang baik, tutupilah kekurangannya, sambil memotivasi ybs untuk memperbaikinya.

Al hasil, tidak lama setelah confrence saya dan sensei (Dr. Ryozo Noguchi) kirim-kiriman email. Tentu kadang2 emailnya di cc ke Prof Kudang. Alhamdulillah setelah beberapa kirim email, mulai dari perkenalan melalui CV, berkomunikasi mengenai hal2 yang terkait prosedur admisi dan prosedur masuk universitas saya menjalani dua proses pendaftaran di University of Tsukuba. Perlu diketahui, bahwa universitas Tsukuba hampir sama dengan Indonesia, LoA (Letter of Acceptance) hanya diberikan oleh universitas setelah melalui beberapa tahapan seleksi, sensei tentu memberikan recomendation letter dan kesediaan membimbing (ini juga point yang paling urgent), kalau ini saja sudah tidak lolos mana mungkin kita lolos di Universitas. So, banyak beredar di forum beasiswa kalau kuliah di Jepang yang penting senseinya setuju, ada betulnya tapi informasinya tidak lengkap menurut saya. Yang lengkap adalah, setelah calon sensei (pembimbing) akan mulai membimbing kita dalam proses admisi. Menurut saya ini yang menarik. Baru setelah itu saya mengikuti beberapa tahapan seleksi.

Bagaimana langkah-langkah yang saya lalui :

Berkirim surat melalui Email dengan Calon Pembimbing/Sensei/Profesor

Di Jepang, tak kenal maka tak sayang. Saat beremail inilah kita berkenalan. Tentu yang diperkenalkan bukan hal pribadi seperti anaknya berapa, sekarang sudah punya mobil atau belum, he he … Tapi yang ditanyakan dan dikomunikasikan adalah riset apa yang akan kita lakukan disana, background pendidikan kita, background riset (publikasi) yang telah kita laksanakan, kalau perlu dilampirkan pengalaman proyek yang relevan juga baik, dan termasuk posisi dan pengalaman kerja. Ya, di tips2 beasiswa beredar macam-macam format. Menurut saya, itulah format yang paling tepat. Semakin banyak evidence (bukti) yang menguatkan kita bisa survive sebagai pHD student itu sangat diperlukan.

entrance

Mendaftar 2 program : 

Lah kok mendaftar dua program? Nah di Unversity of Tsukuba tahun 2016 ini ada dua jenis program yang ditawarkan di Life and Environmental Science. Apa itu life and environmental science, ya kira-kira bidang yang digeluti adalah lingkungan, pertanian, peternakan, kehutanan dan teknologi maju yang terkait dengan biosystem. Mau tau isi programnya, saran saya dimulai dari publikasi yang dikeluarkan oleh calon pembimbing (sensei) yang kita akan jadikan pembimbing. Oke dua program itu adalah :

  1. Agricultural Science Progam : Appropriate Technology and Science for Sustainable Development
  2. Global Food Security Partnership Program :  Appropriate Technology and Science for Sustainable Development

Nah apa itu program pertama (ASP) itu adalah : program pHD internasional yang multidisiplin yang fokus ke topik-topik pertanian yang terhubung dengan Appropriate technology and science for sustainable development, biosphera resource science and technology, life science and bioengineering dan bioindustrial sciences. Tujuan dari program ini adalah untuk menghubungkan organisasi internasional untuk berkontribusi pada bidang pertanian. Nah untuk program ini kita melakukan admisi secara terbuka dan beasiswa tidak disediakan oleh pemerintah Jepang. Program ini adalah jalur yang tepat untuk dapat LoA dan didaftarkan untuk mendapatkan beasiswa misalnya dari : LPDP, BUDI-LN dosen Indonesia, NGO, BPPT, Ristek, LIPI, Balitbang, dan lain-lain. Klik disini untuk mendapatkan informasi program ini.

Program kedua : Global Food Security Partnership Program, program ini lebih tertutup. Tapi nanti sensei dan risetnya ya sama, cuman untuk kuliah matrikulasi dan programnya saja yang berbeda. Ini cenderung lebih ekslusif, karena didanai oleh Ministry of Research Ministry of Education, Culture, Sports, Science and Technology: MEXT, Japan. Mereka berikan melalui skema beasiswa MEXT atau yang dikenal dengan Monbukagakusho U to U. Ini adalah program khusus pertama. Ada juga program khusus lain yang pakai MEXT umum. Saya tidak tahu bedanya, tapi kalau kita lihat sekilas sih sama. Sama-sama diberikan beasiswa oleh MEXT tapi setiap sensei hanya boleh mengajukan sesuai kuota nya masing-masing. Dari yang saya lihat tahun 2016, satu sensei hanya mendapatkan satu mahasiswa. Daaan saya tahun kedua (alias mahasiswa kedua) dari Dr. Ryozo Noguchi di Universitas Tsukuba. Semoga tidak mengecewakan beliau ya. Hehee..

Persyaratan dan pendaftaran : 

Nah lalu apa saja yang diperlukan saat mendaftar Agricultural Science Program :

  1. Study plan, ya isinya mirip proposal tapi cuman 2 atau 3 halaman. Jangan panjang-panjang yang penting jelas dan mudah di mengerti saja.
  2. Examination Fee ( ya kalau di kurs sekitar 3.600.000, bayarnya pakai kartu kredit ). Terima kasih mas Admo Wibowo telah meminjami saya uang melalui kartu kreditnya untuk mendaftar program ini.
  3. Recommendation Letter dari calon supervisor dan dari pembimbing kita di Indonesia juga bisa. Dalam hal ini saya diberikan rekomendasi oleh Prof Kudang Boro Seminar.
  4. Supervisor’s Agreement
  5. Ijazah S1 dan S2 dalam Bahasa Inggris
  6. Transkrip S1 dan S2 dalam Bahasa Inggris
  7. Research Achievements (ya jelaskan apa yang menjadi motivasi kita)
  8. Certificate of Sponsorship (ini sih belum perlu)
  9. TOEFL/TOEIC/ IELTS Test Results ( skor nya berapa, ya sebaiknya diatas 550 ) dibawah itu masih bisa dipertimbangkan asal kita bisa meyakinkan sensei (calon pembimbing). Walaupun biasanya gak akan mengambil resiko, mereka akan cari yang TOEFL nya tinggi.
  10. Di submit via email ke Tsukuba, nanti akan dibantu oleh sensei untuk menghubungkan ke administrasi. Nama nya Mrs Sachiko Kamioka, orangnya ramah banget dan welcome.

Lalu untuk Program kedua :

  1. Study plan, ya isinya mirip proposal tapi cuman 2 atau 3 halaman. Jangan panjang-panjang yang penting jelas dan mudah di mengerti saja.
  2. Examination Fee ( gratis ).
  3. Recommendation Letter dari calon supervisor dan dari pembimbing kita di Indonesia juga bisa. Dalam hal ini saya diberikan rekomendasi oleh Prof Kudang Boro Seminar.
  4. Supervisor’s Agreement
  5. Ijazah S1 dan S2 dalam Bahasa Inggris
  6. Transkrip S1 dan S2 dalam Bahasa Inggris
  7. Research Achievements (ya jelaskan apa yang menjadi motivasi kita)
  8. Certificate of Sponsorship (ini sih belum perlu)
  9. TOEFL/TOEIC/ IELTS Test Results ( skor nya berapa, ya sebaiknya diatas 550 ) dibawah itu masih bisa dipertimbangkan asal kita bisa meyakinkan sensei (calon pembimbing). Walaupun biasanya gak akan mengambil resiko, mereka akan cari yang TOEFL nya tinggi.
  10. Di submit via email ke sensei, sensei yang akan mengajukan ke Universitas dan MEXT.
  11. Ditambah dengan form aplikasi MEXT scholarship. Isinya ya hampir mirip-mirip, tapi form yang digunakan beda.
  12. Jadi program ini mengisi dua form : form admisi dan satu lagi form beasiswa. Asiik kan… banyak banget lah yang harus diisi waktu itu… Tapi ganbatte (semangat).

Nah, dokumen untuk program yang pertama selesai di submit sekitar Februari 2016. Setelah selesai baru program kedua disubmit sebulan kemudian, setelah mendapatkan berkali-kali mayor revision pada dokumen. Alhamdulillah, profesor saya sangat sabar dibantu oleh Mrs Sachiko Kamioka. Pokoknya diperika detail, mulai dari isian yang salah2 ketik, umur sekolah yang salah hitung dan lain-lain. Pokoknya kita jadi tahu banget kalau kita saya suka ceroboh dalam dan tergesa-gesa mengisi formulir. Pelajaran pertama, yang saya petik dari proses pendaftaran ini.

Submit dan Wawancara : 

Akhirnya lega dokumen untuk program 1 dan dokumen program 2 selesai di submit. Setelah disubmit akan dilakukan seleksi berkas dan tes wawancara. Syukurnya, untuk program ini tidak harus ke Jepang. Saya bertemu dengan salah satu dosen dari NTT, dia tes harus ke Jepang. Waktu tes pun tibaaa… Tralala… Nah syukur lagi seleksi wawancara untuk program 1 dan 2 sama. Artinya satu tes untuk dua program. Okeee…

Email yang masuk dari sensei begitu mendebarkan, karena beliau meminta saya mempersiapkan presentasi (ppt) untuk 15 menit presentasi. Waktu yang disediakan untuk seleksi hanya 30 menit ( 2 menit pekenalan, 3 menit riset s2, dan 10 menit rencana penelitian kita), serta 15 menit tanya jawab. Slide pun ditentukan jumlahnya hanya 10 slide. Saya kirim ke sensei sebanyak 12 slide, beberapa hari kemudian saya dapat email untuk mengurangi jumlah slide menjadi 10 halaman. Intinya, dari hal ini kita gak perlu membantah. Kalau diminta 10 halaman ya berikan saja 10 halaman. Nah bagaimana membuat slide yang hanya 10 halaman bisa menceritakan isi penelitian kita sebelumnya dan rencana penelitian adalah hal yang berat bukan. Saran saya, ya baca-baca cara membuat presentasi yang efektif. Pastilah kita membuat bagan yang sederhana, tidak membuat tulisan-tulisan yang tidak perlu. Apalagi memindahkan tulisan dari proposal, gak akan sukses menurut saya. He he ..

Nah, jadwal pun sudah disediakan. Saya presentasi jam 1 siang. Ada yang menarik, saya waktu itu salah tanggal karena kesibukan di kampus jadi kadang suka lupa membuka email dari sensei. Alhasil, saya pagi-pagi bangun dan sudah rapi mempersiapkan presentasi. Istri saya bingung kenapa kok rapi, padahal saya pernah bilang presentasi dilakukan minggu depan pada hari yang sama. Aduuuh.. ternyata saya lebih cepat, presentasi harusnya minggu depan. He he .. ya, begitulah cerita-cerita yang kadang lucu kalau diceritakan.

Oke, saya dan sensei mengetes koneksi melaui Skype. Sensei menghubungi saya, masih di rumah waktu itu. Alhamdulillah saya patungan speedy sama mas Usmijuka (tetangga) jadi ya koneksi aman. Ngobrol-ngobrol sebenter sama sensei dan memastikan waktu presentasi. Nah, waktu itu saya putuskan untuk skype di kampus IPB, saya merasa itu tempat yang pas karena koneksi nya cepat (terutama di lab saya) he he … Dugaan sayapun salah.. tepat jam 12.45 koneksi internet pada jaringan saya putus, alhasil paniklah saya karena koneksi tidak jalan. Harap-harap cemas karena presentasi jam 13.00. Dibantu adik saya Dwi Susanto memantau jaringan hidup kembali, alhamdulilah tepat 5 menit sebelum presentasi jaringan hidup lagi. Apa jadinya kalau koneksi tidak terhubung. Dari pengalaman ini, koneksi saat anda memilih tempat wawancara perlu dipertimbangkan. Walaupun kita tidak tahu yang akan terjadi.

Presentasipun berjalan lancar. Ada dua penanya dari sisi yang lain di Jepang. Karena kendala bahasa jadi ada beberapa pertanyaan yang saya lihat miss understanding, dan jawabannya pun gak nyambung mungkin ya. Tapi ya sudahlah, sudah berlalu. Kita tunggu saja hasilnya. 1 jam kemudian sensei Email saya, bahwa presentasinya bagus dan mudah-mudahan diterima. Maksudnya diterima itu bukan beasiswa yang MExT lo ya, tapi diterima di universitas tersebut.

Mendapat LoA 

Beberapa bulan kemudian sekitar bulan maret saya dapat LoA untuk program Agricultural Science Progam. Antara percaya dan tidak saya diterima di University of Tsukuba. Tapi jangan senang dulu, karena LoA ini untuk program yang non beasiswa dari pemerintah Jepang. Tralala.. Saya berencana daftar ke LPDP, tapi dengar-dengar ada BUDI LN. Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia yang dulu namanya beasiswa DIKTI BPP LN. Bedanya dananya diberikan oleh LPDP kemenkeu. Artinya beasiswa ini sangat menarik untuk dikejar.

Bulan berikutnya saya mendapatkan LoA untuk program yang kedua. Namun tertulis disitu, bahwa LoA ini bukanlah LoA beasiswa, tapi LoA masuk universitas. Nah syarat mendaftar beasiswa MExT adalah LoA dari universitas ini. Tapi, saya tidak perlu mengisi formulir karena formulir telah diisi seblumnya. Jadi hanya sensei yang akan memasukkan ke pemerintah Jepang mendapatkan beasiswa Monbukagakhusho ini. Okelah, bersyukur dengan dua LoA walaupun beasiswanya belum dapat dua-duanya.

Mendaftar BUDI LN : 

Bagaimana mendaftar BUDI LN dapat dilihat diwebsite http://budi.ristekdikti.go.id/bppln. Nah proses yang dilalui dalam memperoleh Budi LN sudah saya tulis di Blog saya :

  1. BEASISWA UNGGULAN DOSEN INDONESIA (BUDI) – LPDP 2016
  2. WAWANCARA BEASISWA BUDI – LN

Jadi secara paralel saya mendaftar ke dua beasiswa (BUDI-LN) dan MEXT scholarship. Ya, selain itu saya terus berdoa kepada Allah untuk diloloskan di dua beasiswa ini. Yang mana saja, saya ridho. Karena memang kesempatan untuk studi dan mendapatkan beasiswa luar negeri ini sangat langka didapatkan. Tapi percayalah pasti ada jalannya.

Untuk informasi tambahan beasiswa MEXT dapat dibaca disini :

  1. BEASISWA PEMERINTAH JEPANG
  2. http://www.mext.go.jp/a_menu/koutou/ryugaku/boshu/1346643.htm
  3. http://www.id.emb-japan.go.jp/sch.html

Pengumuman Kelulusan Beasiswa  

Ya, hari itu Jul 19, 2016 saya mendapatkan pengumuman kelulusan beasiswa DIKTI BUDI LN. Setelah melewati tahapan seleksi yang cukup panjang dan wawancara juga di Jakarta. Berikut adalah peta kompotesi BUDI LN tahun 2016 :

  • 1811 yg daftar
  • 273 yg lolos seleksi dan Ikut Wawancara
  • 168 yg lolos seleksi

Alhamdulillah, nama saya masuk dalam pengumuman ini. Senang kan ya. Pasti dong… Berasa tidak percaya karena ada beberapa persyaratan yang saya rasa kurang maksimal. Sayapun langsung email ke sensei, beliau sangat senang saya menjadi peserta yang lolos seleksi. Naaahhh…. Ada satu baris email yang ditulis sensei yang menjadi perhatian saya.

Dear Spriyanto san

Congratulation for obtaining your scholarship from Ministry of Research, Technology and Higher Education, Indonesia. However formal result of our MEXT special scholarship for you will be announced by end of this week.

So, please withhold your right of the Indonesian scholarship until announcement for the result of the MEXT special scholarship.

Ada signal bahwa beasiswa MEXT juga diterima. Oke, saya tunggu pengumannya dan tidak sampai seminggu sensei memberikan kabar lagi.

But I finally received the result. I would like to inform you that you have been granted as MEXT scholarship student from October, 2016.

The official letter from MEXT will be sent by the Division of Student Exchange by EMS.

Also I will send The documents of entrance procedure to University of Tsukuba by EMS as soon as it will be ready. I will let you now the tracking number and what to do in next email.

Alhamduillah, lagi-lagi syukur kepada Allah SWT. Perburuan beasiswa itu akhirnya berakhir dengan ditetapkannya saya sebagai penerima beasiswa. Setelah mendapat pertimbangan sana sini, dan terutama rekomendasi dari sensei saya memilih program MEXT. Satu sisi, nilai nominalnya lebih kecil. Tapi sisi lain memberi kesempatan kepada masyarakat Indonesia untuk mendapatkan beasiswa ini dan memberikan apresiasi kepada sensei atas usaha kerasnya memperjuangkan saya untuk menerima beasiswa MEXT dari pemerintah Jepang ini. Menurut cerita dari beberapa orang, cukup kompetitif juga beasiswa ini.

Bismillah, dengan restu dari orangtua, istri, guru terutama Prof Kudang B Seminar, Dr. Mohamad Solahudin, Dr. Liyantono, dan beberapa kolega di kampus yang tidak bisa disebutkan satu persatu akhirnya dipilih beasiswa ini. Ini saya sampaikan disini untuk memberikan ilustrasi betapa tidak menentunya hasil seleksi yang kita dapatkan. Kasus saya, diterima dua-duanya. Ada juga yang ditolak berkali-kali ada juga yang hanya diterima satu. Ya, semua itu sudah merupakan hasil yang harus kita terima. Walaupun kadang memilih dua beasiswa juga tidak mudah. Selalu ada pertanyaan dari orang disekitar, lo kok ambil beasiswa yang lebih kecil? Walaupun dalam hati kecil, kan beasiswanya besar juga karena mencover seluruh biaya yang kita perlukan selama studi ditambah fasilitas SPP gratis dan tambahan fasilitas dari sensei dan universitas.

Mengisi Formulir Daftar Ulang

Nah sampai disitu, perjuangan saya belum berakhir untuk sampai bisa berangkat ke University of Tsukuba. Sayapun harus mengisi formulir pendaftaran ke universitas. Isiannya juga cukup banyak, tapi ternyata setelah saya tanyakan saya hanya perlu mengisi 3 halaman saja. Form yang diberikan ke saya tebal sekali, karena instruksi ditulis dalam bahasa Jepang dan Inggris. Syukurnya universitas tsukuba sudah lama menyelenggarakan program Internasional baik S1 S2 dan S3 jadi formulir pun dibuat dwi bahasa (English dan Japan). Tapi ada satu formulir yang perlu diisi pakai Katakana (nama), ha ha .. sayapun minta bantuan mas Naufal Rouf (mahasiswa), dia sekarang mendapatkan beasiswa LPDP ke Kyushu University.

Kira-kira ada beberapa proses yang saya harus lalui :

  1. Mengisi formulir pendaftaran dan mengirimkan via post. Nah pada proses ini, saya diminta untuk memasukkan semua dokumen ke amplop pink. Nah karena waktu itu amplopnya saya keluarkan dari amplop besarnya, amplop inipun lupa ada dimana. Nekat saja saya kirimkan pakai amplop biasa. Alhasil saya tanya lagi kesana, ternyata harus dikirimkan. Padahal hari itu sudah minggu terakhir dan saya harus ke Yogyakarta mengantar mertua menghadiri wisuda adik Ipar. Duuuhh.. ada – ada saja. Tralala.. sebelum berangkat ke Yogyakarta, amplopnya ketemu. daaan.. saya kirimkan lewat pos Jogja. Kalau di Bogor EMS bilang 3 sd 4 hari sampai, nah di Jogja mbaknya bilang Seminggu. Hadeeh, inimah sudah melewati deadline.Tapi ya, pasrah saja. Saya emailkan ke Ms Kamioka san bahwa amplop saya sudah kirimkan berserta track ID EMS nya. Alhamdulillah 4 hari kemudian, dua dokumen saya sampai. Aduuh, mbak-mbak di kantor pos Jogja bikin deg-degan. lagi-lagi saya bersyukur.
  2. Mengisi formulir asrama (lewat email)
    Nah asrama di Univ Tsukuba itu ada 4 area : Ichinoya, Hirasuna, Oikoshi dan Kasuga.A total of 60 residences with 3,430 private rooms, 153 double rooms, and 251 family rooms are located inIchinoya, Hirasuna, Oikoshi, and Kasuga Campus. Every room is furnished with a bed, a table, a washbasin, a dormitory telephone etc. Nah saya diberi pilihan Ichinoya (single room). Harganya juga bervariasi antara 14.500 yen sampai 45.000 yen/bulan. Ya, saya lingkari prioritas dari yang murah ke mahal. Alhamdulillah dapatnya yang murah. Mengenai Kondisi Asrama nanti saya cerita di lain kesempatan ya.
    14463265_10210993296897046_6967422060316856040_n
    img_0370
    Klik disini untuk postingan mengenai Asrama dan fasilitasnya. 
  3. Mengisi formulir pengajuan tiket pesawat (gratis tiket pesawat JKT – Narita), untuk transport lokal kita bayar sendiri.

    Balasan dari MEXT pun tiba, saya diberi tiket Malaysia Airelines, saya yess aja deh. Walaupun takut juga karena pesawat MH belum ditemukan. Wekekeke.. Pesawat transit di Malaysia menuju ke Narita Internasional Airport. Nah bagaimana perjalanannya nanti saya ceritakan ya.

Urus Tugas Belajar dan Paspor Biru

Setelah browsing sana sini, tanya sana sini. Dapatlah saya prosesur mengurus Tugas Belajar dan Paspor Biru (Dinas). Aduuuh membaca pengalaman teman-teman horor juga, berbagai macam pengalaman. Akhirnya saya tidak mau kalah cepat. Begitu saya dapat pengumuman dari MEXT dan dapat surat keterangan beasiswa langsung saja saya kirim aplikasi untuk urus Paspar Dinas dan Syarat Tugas Belajar.

Alur untuk mengurus Paspor Biru

  1. Surat pengantar dari Kepala Divisi kepada ketua departemen (1 hari).
  2. Ketua Departemen membuatkan surat ke International Collaboration Office untuk dibuatkan Surat Pengantar ke DIKTI (3 hari)
  3. Kantor ICO membuat draf surat pengantar dari Wakil Rektor untuk pengantar pengurusan Ijin Setneg dan pengurusan paspor Biru (dinas) (3 sd. 5 hari)
  4. Kemudian Surat itu kita antar sendiri ke DIKTI untuk diterbitkan Surat Pengantar ke Sekretariat Negara (Ijin Setneg) (6 s.d. 8 hari)
  5. Kemudian dapat izin Setneg, dimintakan surat pengantar dari DIKTI ke Kementerian Luar Negeri. (3 sd. 4 hari)
  6. Kementerian Luar Negeri Mengeluarkan Paspor Dinas bersama Exit Permite nya (4 hari)

Nah total waktu yang saya butuhkan untuk jadi paspor Biru adalah 1,5 bulan. Lama? iya lama… Terpaksa ini saya ceritakan, supaya teman-teman mempersiapkan waktunya. Alhamdulllah saya gerak cepat waktu itu. Tapiii… Ternyata izin setneg saya salah ketik. Tertulis Supriyanto – ITB. Daaan… saya harus mengulang lagi dari awal untuk dapat izin setneg untuk proses 1 s.d. 5. Yang nomer 6 sudah dapat pakai izin setneg yang salah. Butuh waktu 1,5 bulan untuk perbaikan yang izin setneg. Tiga minggu setelah saya datang di Tsukuba baru jadi.

Selanjutnya urus Visa : 

  1. Masukkan ke Kedutaan Jepang, bersama dengan COE (untuk beasiswa Indonesia). Mengurus COE rata-rata waktunya 1 bulanan.
  2. Persyaratannya
    KTP Asli
    SK penerimaan beasiswa dari MEXT
    Pas foto (ukurannya khusus)
    Pengantar dari Setneg
    selengkapnya lihat saja di website nya kedutaan besar Jepang. Kalau pakasi paspor biru selesai 1 hari. Kalau pakai hijau (biasa) selesai 3 hari.
  3. Alhamdulillah visa dapat 3 tahun 3 bulan dan
  4. Tiketpun sudah ada

Urus SK Tugas Belajar 

Nah bagian ini juga perlu dipersiapkan oleh mahasiswa yang tugas belajar keluar negeri, tapi berstatus PNS. Persyaratan yang diperlukan untuk urus dokumen ini pun jumlahnya tidak sedikit seperti :

  1. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari dokter
  2. Foto copy sah Karpeg
  3. Foto copy sah SK CPNS
  4. Foto copy sah SK PNS
  5. Foto copy sah kenaikan pangkat terakhir
  6. Foto copy sah SK jabatan terakhir
  7. DP3 2 tahun terakhir
  8. KP-4
  9. Akta nikah
  10. Surat Rekomendasi dari atasan langsung (Dekan)
  11. Surat Peijanjian Tugas Belajar
  12. Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar
  13. Surat keterangan dari pimpinan unit kerja mengenai bidang studi yang akan ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya
  14. Surat rekomendasi kelulusan (pengumuman)
  15. Surat Pemyataan atasan langsung (dari Ketjur) 9 item
  16. Surat Persetujuan Penugasan dari Sekretariat Negara (untuk tugas belajar ke luar negeri) Masing-masing berkas dibuat rangkat 2 (dua)

Banyak banget kan ya. Nah, yang jadi masalah saya belum punya kartu pegawai (karpeg). La kok bisa? Ha ha .. pas penerimaan PNS saya ternyata belum mengurus yang namanya kartu pegawai. Akhirnya saya tanya sana sini, dan diberi surat keterangan oleh SDM bahwa karpegnya sedang dalam pengurusan. Haduuuhh.. ada-ada saja. Salah saya juga, karena kurang aware dengan administraasi kepegawaian.

Maklum biasa di swasta yang serba mudah kerja dengan sistem kepercayaan tanpa banyak dokumen yang perlu dipersiapkan jadi PNS yang semua hal itu harus ada suratnya. Kalau mau dapat rekomendasi dekan, kudu buat pengantar dari kepala bagian, kemudian pengantar lagi ketua departemen, baru ke dekan. Begitupun kalau meminta surat dari wakil rektor, pengantar dari kepala bagian, kemudian dibuatkan surat pengantar ke dekan oleh ketua departemen, dan dekan membuat pengantar ke wakil rektor. Gak boleh by pass lo. La terus kalau ke DIKTI, ya lamaa…. Selain lama kebayang kan berapa ongkos yang perlu dikeluarkan. Kalau minta bantuan orang lain, tentu harus diberi ongkos juga plus jasa pengurusan. Buah simalakama, tapi ya harus dipilih. he he …

Okelah, saya akhirnya dibantu bagian SDM di Kampus IPB terima kasih Bu Ina Rachdiani dan Mbak Sugiharti yang sabar sekali membantu saya dalam pengurusan dokumen ini. Sampai saya berangkatpun dokumen saya belum selesai dan saya titipkan ke mereka. Sampai saat tulisan ini dibuat SK tugas belajar saya belum terbit. Mudah-mudahan bisa diproses dengan baik dan terbit. Saya maklum, karena banyak sekali aplikan yang saat ini sedang tugas belajar baik dalam maupun luar negeri. Pastilah overload di DIKTI, karena bayangkan dokumen yang saya sebutkan tadi diurus 3 rangkap dalam bentuk hard copy. Kalau yang beasiswa LPDP sudah lebih canggih menggunakan system online. Jadi lebih Cepat dan murah, tidak seperti pengalaman saya ini. He he ….

Persiapan Berangkat 

Nah apa saja yang perlu dipersiapkan untuk berangkat studi ke Jepang. Tanya sana-sini, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan :

  1. Paspor dan Visa (ya ini standar lah)
  2. Izin Setneg (ini untuk PNS)
  3. Izin atasan langsung (SK Tugas Belajar/untuk PNS) ==> walaupun belum jadi sudah bisa berangkat
  4. Uang Yen ;
    Nah mengenai jumlah uang yen yang diperlukan, tertulis di pengumuman beasiswa MEXT bahwa settlement tidak dibiayai. Gubraak.
    Akhirnya saya gunakan uang tabungan sebesar
    200.000 yen = 26 jutaan dengan kurs sekarang
    Lo kok banyak, buat apa saja. Ternyata setelah sampai di Jepang paling tidak yang perlu dikeluarkan diantaranya adalah :
    Asrama 15.000  yen
    Deposit 30.000 yen
    Sepeda 25.000 yen
    Beli perabot 10.000 yen (ini saya beli second beberapa)
    Asuransi 12.000 yen
    Telepon angsuran bulan pertama 15.000 yen
    Makan 30 sd. 40 ribuan per bulanNah dibulan pertama ini pasti ada-ada sajalah pengeluaran tidak terduganya. Jadi 200 ribu yen itu angka yang sudah cukup. He he … Selanjutnya untuk bulan-bulan selanjutnya beasiswa MEXT akan memberikan beasiswa sebesar 147.000 yen. Kalau hidup single yang cukup lah insya Allah. Kalau berkeluarga, perlu diirit-irit supaya cukup. Dalam hal ini, beasiswa MEXT vs LPDP kalah telak ( untuk settlement LPDP diberi dana 300 ribu yen). dan MEXT RP 0.Untuk allowance bulanan LPDP sekitar 180 ribu vs MExT 147.000 ya, beda 33 ribuan.
    Biaya buku LPDP 10 juta per tahun vs MEXT 0 yen.Tapi dua-duanya cukup untuk hidup di Jepang, karena semua sudah teratur dan diukur oleh pemberi beasiswa. Nah kalau beasiswa Indonesia anda harus rajin buat laporan. Agar tidak telat pengiriman beasiswa dari Indonesia. Selain itu, SPP dikirim ke rekening anda dulu baru dibayarkan ke universitas. Tentu SPP juga bisa telat dan kita harus urus beberapa dokumen untuk mendapat keringanan atau penundaan. Untuk MEXT ya, kita tinggal tanda tangan 1 bulan sekali dan rajin keluarnya. Ya ada plus minusnya, tapi yakinlah yang mana saja pasti anda bahagia karena bisa menuntut ilmu di Jepang. Perlakukan dosen (sensei) sama saja untuk dua jenis beasiswa ini.
  5. Bumbu Jadi dan Makanan Awet Indonesia
    Nah ini perlu juga bagi anda yang gak mau kehilangan cita rasa Indonesia. Selain itu, perlu juga membawa makanan instan, karena selama beberapa minggu pasti kita kesulitan mencari makanan. Alhamdulillah, saya sampai tsukuba langsung dibelikan rice coocker, kulkas dan heater air oleh teman saya. Terima kasih mas Dhani, kakak kelas di IPB dan kakak kelas di Lab. Percayalah, saat disini, keterbukaan dan mau minta tolong itu perlu. Ya, nanti berusahalah gantian untuk menolong orang lain supaya bisa lebih mudah. Dengan ini saya sedikit lebih mudah adaptasi.Kalau beras gak usah bawa dari Indonesia karena selain bisa over bagasi, juga akan diperiksa di karantina. Kasus saya, bawa sambal, kecap, keringan kentang, abon bandeng, dan indomie tidak ada masalah.
  6. Atur Bagasi
    Nah ini adalah pekerjaan yang merepotkan. Dengan bagasi hanya 30 kg (kasus malaysian airelines) kita harus memaksimalkan bawaan kita. Karena tidak ada timbangan, saya kira-kira saja. Koper 30 inch saya beli bersama istri dipenuhi oleh 1/2 isi baju, 1/2 lagi makanan. He he .. Memang masalah perut ini gak bisa dikesampingkan. Padahal saat bepergian lokal Indonesia saya jarang bawa makanan.Sesampainya di Bandara ternyata kelebihan 3 kg, saya tanya harus bayar berapa tralala Rp.900 ribu rupiah. Mahal sekali bapak/ibu/adik-adik sekalin. Nah supaya murah saya keluarkan saja barang-barang untuk dibawa di bagasi. Alhasil saya mengeluarkan jas. Dan alhamdulillah ternyata pas banget 30kg. Ini sudah takdir dan aturan dari Allah SWT, luar biasa presisi sekali Allah melakukan ini melalui apa yang terbersit di fikiran saya.Daaan.. selesailah urusan bagasi.
  7. Mempersiapkan keluarga yang ditinggal
    Saya dan istri, anak umur 3 tahun terpaksa harus berpisah dulu. Ini adalah bagian yang sangat sulit tentunya bagi siapapun saat harus meninggalkan anak usia 3 tahun yang sedang berkembang dan lucu-lucunya. Hasil musyawarah, saya dan istri memutuskan untuk pindah ke Liwa (rumah mertua). Ini tidak lain untuk memudahkan saja dan supaya tenang. Dan istripun saya antar bersama barang-barang anak ke Liwa. Untung saya dapat pinjaman mobil dari Ibu.Perjalanan Bogor – Liwa pun kami lakukan dan istri, anak sekarang tinggal disana. Berat tapi ya begitulah, harus dilakukan.Nah kalau ingin membawa keluarga ikut, biasanya harus tahun kedua dan seizin dari sensei. Saya berdoa mudah-mudahan dipercepat untuk membawa keluarga ikut serta disini. Kebetulan istri memang sudah lama berhenti kerja sejak punya anak.

Berangkat ke Tsukuba 

Nah setelah selesai urus-urus ini itu, saat yang ditunggupun tiba. Tanggal 24 September berangkat dari Liwa, menginap di kosan Kris, tanggal 25 ke Jakarta, dan Tanggal 26 September berangkat ke Jepang. Perjalanannya lancar. Malamnya sampai di Bandara Kuala Lumpur. Sampai di Narita, pagi sekitar jam 8.00 pagi, dan saya baru kali ini muntah di pesawat. Ha ha ha … Bagian ini gak enak diceritakan, karena mungkin masuk angin dan turbulen jadi yah begitu deh. Padahal sudah mau mendarat pesawatnya. Oke, saya berharap gak tumbang. Alhamdulillah masih kuat.

Sampai di Narita, saya lapor imigrasi dan dapat residence card (ya mirip KTP lah kalau di Indonesia). KTP untuk allien (warga asing) tapi sama dengan warga lokal bentuknya, persyaratannya cuman paspor langsung di cetak ditempat (imigrasi) narita. Nah, saya mencari bis ke Tsukuba. Bis nya datang setiap jam kalau tidak salah. Gampang kok tanya aja ke satpam, Bus to Tsukuba pakai bahasa Inggris aja. Mereka mayoritas bisa bahasa Inggris di Bandara. Oke, tiket dapat. Waktu berangkat 10 menit lagi, jalan keluar langsung menunggu di bus stop dengan nomor yang sudah ditentukan. Bis pun datang dan langsung jalan ke Tsukuba, aduuuh… Tertib dan sepi lah, agak beda dengan di Bandara Indonesia, walaupun sekarang sudah membaik Bandara Indonesia.

Sampai di Tsukuba Center 

Sesampainya di Tsukuba Center saya bertemu dengan Tutor (Kai Sakurai) mahasiswanya sensei orang Jepang yang sedang tugas akhir di Lab sensei. Saya banyak terbantu karena orang Jepang asli tapi bisa bahasa Inggris. Urusan masuk asrama dan hal-hal administrasi lain sangat terbantu. Maklum tulisannya itu lo… Hiragana atau Katakana kadang juga ada Kanjinya. Alah mak… Untuk saya yang buta huruf Jepang tentu sangat terbantu. Oke, sore itu saya akhirnya bisa istirahat tidur di asrama Ichinoya.

14642019_10211101640245562_5568840606202089062_n

Untuk cerita bagaimana mengurus administrasi di Tsukuba dan hal-hal lain saya ceritakan di postingan berikutnya. Ya, memang panjang lebar kayak kereta api. Tapi inilah perjalanan saya mencari beasiswa sampai akhirnya sampai di Tsukuba. Setelah 3 minggu saya sudah merasa Tsukuba sama saja dengan di IPB. Ya berangkat pagi ke lab jam 8 pulang paling cepat jam 18 malam, sudah biasa saya lakukan di IPB. Tapi tantangannya tentu lebih berat sekarang, mohon doanya semoga saya lancar dan yang membaca blog ini juga mendapat manfaat dari apa yang saya tulis.

Salam,

Supriyanto
19 – 10 – 2016
Ichinoya Dormitory – gd 01-401

 


Responses

  1. Assalamualaikum wa rahmatullahi wa barakatuh.
    Tanpa sadar saat saya membaca tulisan mas Supriyanto tentang pengalaman hunting scholarship utk kuliah ke LN yg sampai akhirnya diterima pd program doktor di University of Tsukuba rasanya seperti mengikuti proses perburuan mendptkan LOA yg dilakukan anak pertama saya Muhammad Ulil Albab yg saat ini berada di Wroclaw utk mengikuti kelas bahasa Polandia sblm kuliah di master degree of production engineering at the Warsaw Institute of Technology of Poland setahun kemudian atas biaya dari Poland government.
    Alhamdulillah dia mendpt 3 LOA, yaitu King Fahd University, petroleum and mineral Saudi Arabia dan Erasmus Rotterdam University of Dutch disamping Polandia.

    Setengah tahun menjelang lulus dari FTI UII saya membantunya mencari info utk hrs kuliah ke LN, menyiapkan motivation letter maupun konsep recommendation letter serta penggunaan bhs inggris utk WA keluarga.

    Alhamdulillah Allah akhirnya memberi kesempatan. Semoga kelak membawa manfaat stlh kembali ke tanah air.

    Disukai oleh 1 orang

    • Iya pak Irfan. Memang perjalanan menempuh studi setiap orang berbeda-beda. Saya teringat dulu waktu ambil S2 harus sambi bekerja di beberapa konsultan di daerah Bogor. Alhamdulillah akhirnya lulus juga.

      Suka


Kategori

%d blogger menyukai ini: